NGOMONGIN LANGKAH2 YANG MESTI DILAKUKAN PPK SETELAH TANDA TANGAN KONTRAK

Salam PBJ..

kali ini mau ngomongin hal-hal yang secara aturan ada langkah2 tertulis yang mesti dilakukan PPK setelah tandatangan kontrak, terkait wewenang PPK sebagai pengendali Kontrak.

Sering menjadi pertanyaan oleh PPK apa saja yang dilakukan mereka setelah melakukan ikatan perjanjian berupa tanda bukti perjanjian sesuai pasal 55 Perpres 54/2010 dan perubahan terakhirnya.

Mungkin dalam hal ini sy mencoba sharing hal diatas, berdasarkan informasi yang pernah saya baca ada beberapa referensi yag membahas hal tersebut, salah satunya adalah Permen PU 34/2006 Perihal Sistem Pengendalian Manajemen Penyelenggaraan Kontrak.

memang secara ruang lingkup Permen PU 34/2006 tersebut diperuntukkan pengadaan jasa pelaksanaan konstruksi (pemborongan) nasional yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada APBN mumi dan/atau pinjaman/hibah luar negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan pengadaan barang/jasa dari pemberi pinjaman/hibah dan Pengadaan jasa pemborongan yang dibiayai oleh pinjaman/hibah luar negeri

(PHLN) meliputi pengadaan jasa pemborongan dengan sumber dana Bank Dunia (World Bank/IBRD), Asian Development Bank (ADB), dan Japan Bank for International Corporation (JBIC), yang pelaksanaan pengadaannya hanya diikuti oleh badan usaha kontraktor nasional maupun yang dapat diikuti oleh badan usaha kontraktor asing, atau sumber dana lain sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan pemberi pinjaman/hibah luar negeri (PHLN).

Tetapi dapat dijadikan salah satu referensi agar para penyelenggara kegiatan konstruksi dapat melaksanakan tugasnya secara profesional dengan tidak menyimpang dari peraturan danketentuan yang berlaku, sehingga diperoleh hasil yang tepat mutu, tepat waktu,tepat biaya, dan tepat manfaat. Sesuai dengan tujuan ditetapkannya Permen ini pada pasal 2 Permen PU 34/2006.

Selain itu beberapa poin juga sudah tercantum pada Syarat-Syarat Umum Kontrak dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak SBD LKPP versi 1.1 yang nantinya legalitasnya akan ditetapkan PPK sebagai Rancangan Kontrak sesuai Tugas dan wewenang PPK pada pasal 11 Perpres 54/2010 dan perubahan terakhirnya.

Berdasarkan daftar simak tahap pelaksanaan kontrak, adapun beberapa tahapan setelah Tanda tangan Kontrak yang perlu dilakukan PPK selaku pihak yang mengadakan ikatan dan mengendalikan kontrak antara lain sebagai berikut:

a.    Membentuk Membentuk Tim Pelaksana lapangan yaitu:

1. Direksi Pekerjaan

2. Direksi Teknis

3. Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak

4. Panitia Penerima Pekerjaan

5. Wakil Penyedia Jasa

Berdasarkan pasal 8 perpres 54/2010 dan perubahan terakhirnya juga disinggung PA dapat menetapkan tim teknis, yang dimaksud tim teknis adalah tim yang dibentuk oleh PA untuk membantu PA dalam pelaksanaan pengadaan ba/ja.tim teknis antara lain terdiri atas tim uji coba, panitia/pejabat peneliti kontrak, dll

Tim pelaksana lapangan inilah yang berperan membantu PA dan PPK dalam menjalankan tugasnya, secara implisit juga sudah diterangkan pada Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) poin B. WAKIL SAH PARA PIHAK, yang nantinya harus diisi oleh PPK selaku pihak menetapkan rancangan kontrak, pihak yang mengadakan ikatan kontrak, dan pihak pengendali kontrak.

b.  Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa bersama-sama melakukan pemeriksaan lapangan, dan Melakukan inventarisasi hasil pemeriksaan lapangan berikut bangunan, bangunan pelengkap, dan seluruh aset milik pengguna jasa, hal ini dikenal dengan istilah STO (Site Take Over)

Hal ini juga disinggung pada Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) poin 16 perihal penyerahan lokasi kerja, Dalam hal ini artinya tindakan pemeriksaan lapangan berada dalam  fase 14 (empat belas) hari sejak tanggal penan-datanganan kontrak

c.   menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) setelah serah terima lapangan, selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak tanggal penan-datanganan kontrak; serta dicantumkan tanggal paling lambat dimulainya pelaksanaan kontrak. Atau dikenal dengan istilah lain yaitu COW = Contract of Work.

Hal ini juga diperkuat pada Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) poin 17 perihal Surat Perintah Mulai Kerja yang mana berdasarkan SSUK, Dalam SPMK dicantumkan saat paling lambat dimulainya pelaksanaan kontrak oleh penyedia.

d.  melakukan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (PCM),

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (PCM) selambat-lambatnya dilakukan 7 (tujuh) hari setelah diterbitkannya SPMK., hal ini juga sudah disinggung pada rancangan kontrak yang ditetapkan PPK sendiri khususnya dibagian SSUK poin 19, yang antara lain berbunyi sebagai berikut “Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak dilakukan Selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak diterbitkannya SPMK dan sebelum pelaksanaan pekerjaan, PPK bersama dengan penyedia, unsur perencanaan, dan unsur pengawasan, harus sudah menyelenggarakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak”

Berdasarkan Permen PU 34/2006 Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (PCM),  Membahas antara lain:

·         Pasal-pasal Dokumen kontrak, perihal:

1. Asuransi pekerjaan;

2. Pekerjaan Tambah Kurang;

3. Penyelesaian perselisihan;

4. Pemeliharaan Pekerjaan;

5. Kompensasi;

6. Denda;

7. Pemutusan Kontrak;

8. dan lain-lain yang dianggap perlu.

·         Tata cara penyelenggaraan pekerjaan:

1. Organisasi kerja;

2. Tata cara pengaturan pekerjaan;

3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan;

4. Jadwal pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil;

5. Penyusunan rencana pemeriksaan lapangan;

6. Sosialisasi kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja;

7. Penyusunan program mutu;

8. dan lain-lain yang dinilai perlu.

Hasil dari rapat persiapan pelaksanaan kontrak (PCM) dituangkan dalam berita acara PCM.

e.  Meneliti dan mensepakati program mutu yang disusun oleh Penyedia Jasa

Berdasarkan uraian PCM diatas disinggung perihal program mutu, setidaknya ada 2 acuan yang bisa dijadikan referensi, antara lain pada poin 18 SSUK pada kalimat tersebut hal yang perlu digaris bawahi adalah Penyedia berkewajiban untuk menyerahkan program mutu pada rapat persiapan pelaksanaan kontrak untuk disetujui oleh PPK. Jadi dalam hal ini program mutu adalah tanggung jawabnya penyedia dan diteiti oleh PPK.

Program Mutu ini menurut Permen PU 34/2006 sekurang-kurangnya berisi:

1. Informasi mengenai pengadaan;

2. Organisasi proyek, pengguna jasa, dan penyedia jasa;

3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan;

4. Prosedur pelaksanaan pekerjaan;

5. Prosedur instruksi kerja;

6. Pelaksanaan kerja.

 Prosedur pelaksanaan dari tiap-tiap jenis pekerjaan meliputi:

1. Standar pekerjaan;

2. Prosedur kerja;

3. Daftar Inspeksi;

4. Persyaratan pengujian

Prosedur Instruksi kerja harus mencakup rincian minimal tentang:

1. Urutan kegiatan pelaksanaan;

2. Prosedur kerja untuk mengawali kegiatan;

3. Pemantauan proses kegiatan;

4. Pemeliharaan yang diperlukan;

5. Penilaian hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi

Hasil rapat penelitian oleh PPK selanjutnya dibuat Berita Acara Evaluasi Program Mutu

f.    Evaluasi kegiatan mobilisasi yang mana paling lambat harus sudah dilakukan 30 (tiga puluh) hari sejak diterbitkan SPMK;

berdasarkan SSUK poin 20.2, tahapan mobilisasi antara lain: Mobilisasi dilakukan sesuai dengan lingkup pekerjaan,  yaitu:

a.    mendatangkan peralatan-peralatan terkait yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan;

b.    mempersiapkan fasilitas seperti kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel, gudang, dan sebagainya; dan/atau

c.     mendatangkan personil-personil.

Yang mana artinya bila selama 30 HK setelah SPMK apabila tidak ada aktifitas penyedia, maka menurut Permen PU 34/2006 PPK dapat mengeluarkan surat teguran.

Yang juga perlu digaris bawahi adalah dalam kegitan mobilisasi ini berkaitan dengan KAK yang ditetapkan oleh Pengguna jasa yang kemudian jadi salah satu PRASYARAT TEKNIS LELANG pada bagian personil, yang mana PPK berkewajiban melakukan croscek dan berhak meminta penyedia mendatangkan personil-personil yang ditawarkan penyedia disaat tahapan pemilihan.

Hal ini juga diamini pada SSUK poin 20.3 yang berbunyi Mobilisasi peralatan dan personil dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.

g.  MELAKUKAN PEMERIKSAAN LAPANGAN BERSAMA (MC0)

dengan tahapan sebagai berikut:

1.   Direksi teknis bersama-sama panitia peneliti kontrak dan penyedia jasa melaksanakan pemeriksaan lapangan, berupa pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan untuk rencana tiap kegiatan/ mata pembayaran guna menetapkan kuantitas awal.

2.   Hasil pemeriksaan lapangan dituangkan dalam berita acara, dan apabila mengakibatkan perubahan, isi kontrak maka harus dituangkan dalam bentuk Amandemen Kontrak (akibat MC0)

3.   Pemeriksaan lapangan bersama terhadap setiap kegiatan pekerjaan/ mata pembayaran dilaksanakan selama periode waktu pelaksanaan pekerjaan untuk menetapkan kuantitas hasil pekerjaan yang akan dibayar setiap bulan / angsuran.

h.  Tinjauan Desain

melakukan evaluasi terhadap kesesuaian dan akurasi disain yang dipergunakan, baik secara normatif

maupun substantif dan dibuat berita acara. Yang mana apabila mengakibatkan terjadi perubahan disain periksa kewenangan legalitas perubahan desain tersebut sesuai dengan tingkatannya, akan tetapi hal ini tentu sangan berkaitan dalam penetapan jeni kontrak yang ditetapkan oleh PPK dalam rancangan kontrak.

Pada poin tahapan MC0 dan Tinjauan desain ini memegang peranan penting apakah natinya akan terjadi Perubahan Kontrak atau tidak, yang tentunya juga bergantung dengan jenis kontrak yang ditetapkan itu sendiri. Karena pada tahapan ini dilakukan evaluasi kesesuain akurasi desain secara normatif dan subjektif, setelah dilakukan tahapan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan terkini oleh direksi teknis dan peneliti kontrak.

 Yang mana artinya pada tahapan inilah perubahan kontrak sudah bisa diprediksinya melalui tahapan pemeriksaan lapangan + tinjauan lapangan, bukan tiba-tiba mendadak ditengah jalan saat proses fisik sedang berjalan.

Khusus perubahan kontrak, terdapat klausul2 terdiri yang secara detail dan perlu dipelajari apabila  tahapan ini diperlukan.

i.    Kontrak kritis

Kontrak Kritis berkaitan dengan penetapan uraian jadwal pelaksanaan yang disepakati pada tahapan PCM, dengan ketentuan yang sbb:

1.    Periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% - 70% dari kontrak). Realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 15% dari rencana;

2. Periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% - 100% dari kontrak). Realisasi fisik pelaksanaan terlambat lebih besar 10% dari rencana

Yang mana Penanganan kontrak kritisyang diuraikan Permen PU 34/2006  antara lain adalah :

1.    surat peringatan dari direksi pekerjaan kepada penyedia jasa;

2.    SCM tingkat proyek;

3.    Uji coba pertama;

4.    Surat peringatan I;

5.    SCM tingkat atlas;

6.    Uji coba II;

7.    Surat peringatan II;

8.    SCM tingkat atasan

9.    Uji coba III;

10.  Surat peringatan III;

11.  Kesepakatan 3 (tiga) pihak (three parties agreement)

12.  Pemutusan kontrak

- Buat berita acara penandatanganan kontrak kritis

- Laporan ke atlas adanya kontrak kritis

Yang perlu digaris bawahi dari uraian diatas perihal kontrak kritis adalah adanya tahapan2 berupa surat teguran sampai surat peringatan III, dan langkah show case meeting (SCM) sebelum melakukan penindakan pemutusan kontrak, PPK dalam tahapan ini dituntut untuk mengontrol uraian jadwal pelaksanaan yang disepakati pada saat PCM sehingga tidak panik diujung apabila terdapat gejala putus kontrak, dokumen2 tersebut diataslah yang dijadikan PPK dalam meambil tahapan selanjutnya, hal ini juga di terangkan pada Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) poin 42 yang berbunyi “Apabila Penyedia terlambat melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal, maka PPK harus memberikan peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang kontrak kritis”.

Paling tidak berdasarkan uraian diatas selain dokumen kontrak, sudah terdapat beberapa dokumen lagi sebagai pelengkap PPK dalam menjalankan tugasnya mengendalikan kontrak, antara lain berita acara pemeriksaan lapangan (BA. Serah terima lapangan), SPMK, dan B.A hasil rapat PCM dan B.A Evaluasi Program Mutu. B.A Pemeriksaan Lapangan, B.A tinjauan desain (apabila mengakibatkan perubahan kontrak),  Adendum Kontrak (Apabila ada), dan B.A penanganan Kontrak Kritis.

Dalam artian manajemen kontrak juga salah satunya melalui rapat rutin yang dituangkan dalam bentuk Berita Acara selain diatur oleh ketentuan diatas yang diuraikan Permen PU 34/2006.

secara narasi mungkin bisa dilihat pada pict berikut

link Permen PU 34/2006 bisa disedot disini.
https://drive.google.com/file/d/0B4drGp0HYQrwcWJqQktuM1FZX1E/view?usp=sharing

Semoga bermanfaat dan mari diskusi serta koreksinya untuk perbaikan kedepannya,