NGOMONGIN PERIHAL RENCANA UMUM PENGADAAN / RUP {KHUSUSNYA IDENTIFIKASI KEBUTUHAN}

SALAM PBJ, Rekan-Rekan Pengadaan......

Memasuki Tahun Anggaran baru yang mana berarti ada bermacam-macam kegiatan proses pengadaan barang/jasa yang harus dilaksanakan agar tercapai sasaran dan target sesuai visi dan misi kepala daerah yang sejalan dengan RPJMD dan RPJMN.

Tahapan pengadaan barang/jasa Secara garis besar terdiri atas 3 tahapan, yaitu tahapan Persiapan, Pemilihan, dan Pelaksanaan Pekerjaan.

Khusus tahapan persiapan pengadaan barang/jasa terdiri atas 6 tahapan utama yang terdiri atas:

1.    Penyusunan Rencana Umum Pengadaan

2.    Penyusunan dan Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran

3.    Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan

4.    Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan

5.    Pengkajian Ulang Rencana Pelaksanaan Pengadaan

6.    Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia

Alur Persiapan Pengadaan Barang/Jasa

Pada kesempatan kali ini mari ngomongin perihal Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) khususnya terkait dengan salah satu bagian dari RUP yaitu Identifikasi Kebutuhan.

Rencana Umum Pengadaan (RUP) disinggung pada Perpres 54/2010 dan perubahannya yaitu pada pasal 22 ayat (3) yang menyebutkan bahwa Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a.   mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I;

b.   menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa;

c.   menetapkan kebijakan umum tentang:

1.    pemaketan pekerjaan;

2.    cara Pengadaan Barang/Jasa; dan

3.    pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa;

d.   menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK), yang peling sedikit berisi:

1.    uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;

2.    waktu pelaksanaan yang diperlukan;

3.    spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan

4.    besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.

Pertanyaan yang muncul wewenang siapa dalam menetapkan RUP? 

Hal ini terjawab pada pasal 8 ayat 1 Perpres 54/2010 yang berbunyi, Pengguna Anggaran (PA) memiliki tugas dan wewenang, sebagai berikut:

a.   MENETAPKAN RENCANA UMUM PENGADAAN;

b.   mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I;

c.   menetapkan PPK;

d.   menetapkan Pejabat Pengadaan;

e.   menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;

f.     menetapkan:

1.   pemenang pada Pelelangan atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau

2.  pemenang pada Seleksi atau penyedia pada Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai diatas Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah).

g.   mengawasi pelaksanaan anggaran;

h.   menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

i.      menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/ Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat;dan

j.      mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.

Ada beberapa hal yang penting dalam sebuah dokumen Rencana Umum Pengadaan (RUP), salah satunya berdasarkan pasal 22 ayat 3 salah satu bagian dari Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I.

Pada tahapan inilah sebenarnya dapat diketahui suatu paket pekerjaan “MENGADA-ADA DIBUTUHKAN” ATAU “MEMANG DIBUTUHKAN BERDASARKAN KEBUTUHAN”.

Daftar identifikasi kebutuhan, diperoleh dengan menentukan identifikasi Riil (yang sebenarnya).

Yang mana Pengguna Anggaran dalam menyusun dan menetapkan kebutuhan riil barang/jasa masing-masing SKPD, dilakukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap:

-     Renja SKPD; dan

- Hasil identifikasi ketersediaan barang/jasa melalui database Pedoman umum perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah Barang Milik Daerah (BMD); dan/atau

-     Riwayat kebutuhan barang/jasa masing-masing SKPD.

Kebutuhan riil barang/jasa hasil identifikasi ini dituangkan dalam RKA-SKPD untuk selanjutnya dilakukan pembahasan di DPRD.

Kaitan Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan (RUP) dengan Penyusunan dan Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran, setidaknya ada dasar yg ditemukan pada Perka 12/2011 perihal Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa, khusus dengan kaitannya dengan Pengelolaan Keuangan daerah dapat dilihat pada bagian lampiran.

Penyusunan Rencana Umum Pengadaan dan hubungannya dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.58 Tahun 2005 (PP No.58/2005) tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. sebagai berikut:

a.       Penetapan kebutuhan riil barang/jasa masing-masing SKPD, dilakukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap:

-     Renja SKPD; dan

- Hasil identifikasi ketersediaan barang/jasa melalui database Pedoman umum perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah Barang Milik Daerah (BMD); dan/atau

-     Riwayat kebutuhan barang/jasa masing-masing SKPD.

Kebutuhan riil barang/jasa hasil identifikasi ini dituangkan dalam RKA-SKPD untuk pembahasan di DPRD.

b.       Renja SKPD disusun dengan berpedoman pada Renstra dari masing-masing SKPD.

c.  RKA-SKPD disusun dengan mengacu pada Pedoman penyusunan RKA-SKPD dan masukan dari Perencanaan Umum Pengadaan Barang/Jasa serta Nota kesepakatan antara Kepala Daerah dan DPRD tentang Prioritas dan plafon anggaran sementara dan Kebijakan Umum APBD.

d.       Penetapan rencana penganggaran pengadaan dalam proses penyusunan rencana umum pengadaan barang/jasa, berpedoman pada pagu indikatif;

e.       RKA-SKPD dengan masukan dari Perencanaan Umum Pengadaan digunakan untuk penyusunan rancangan Perda APBD yang akan dibahas di DPRD;

f.          Rancangan Perda APBD sebagaimana tersebut di atas, sebelum disampaikan kepada DPRD, disosialisasikan kepada masyarakat untuk memberikan informasi mengenai hak dan kewajiban pemerintah daerah serta masyarakat dalam pelaksanaan APBD tahun anggaran yang direncanakan. Sosialisasi ini dilaksanakan oleh Sekretaris Daerah selaku koordinator pengelolaan keuangan daerah.

g.    Dalam hal diperlukan percepatan pengadaan barang/jasa melalui pemilihan penyedia barang/jasa, PA dapat mengumumkan Rencana Umum Pengadaan setelah penyusunan RKA-SKPD;

h.  PA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan setelah dilakukan penyesuaian terhadap RKA-SKPD yang sesuai dengan Perda APBD.

i.           Proses penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa dan hubungannya dengan PP No.58/ 2005, dapat dilihat pada bagan alir.

Pertanyaan selanjutnya yang muncul kapan kah RUP disusun dan kira-kira berapa estimasi waktu yang diperlukan dalam penyusunan RUP?

Berdasarkan pasal 23 ayat 1 berbunyi Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa pada K/L/D/I untuk Tahun Anggaran berikutnya, harus diselesaikan pada Tahun Anggaran yang berjalan, yang mana dapat diartikan dari pasal tersebut untuk peruntukan Tahun Anggaran 2016, maka seharusnya RUP sudah diselesaikan pada Tahun Anggaran 2015, karena kalimat Perpres 54/2010 dan perubahannya menggunakan kata HARUS.

Ditegaskan lagi melalui Perka 12/2011 perihal Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa pada gambar dibawah ini.

Durasi waktu yang cukup lama dalam melakukan proses penyusunan RUP.

Bagian selanjut dari Tahapan Penyusunan Dokumen RUP adalah kaji Ulang RUP tersebut, dan akan dibahas pada kesempatan berikutnya.

Semoga bermanfaat dan mari diskusi dan koreksinya untuk perbaikan kedepannya,